MS Access 2007

Buenas tardes! En esta oportunidad desarrollare unos conceptos básicos de Access.

Base de datos.

Una base de datos es un conjunto de datos relacionados con un tema o asunto particular. Por ejemplo, una guía de teléfono es una base de datos no computarizada. Está organizada alfabéticamente e incluye apellido, nombres, direcciones y números de teléfono.

En las bases de datos digitales, éstos se ingresan, se guardan y se administran en computadoras mediante programas especializados como MS-ACCESS. La finalidad de una base de datos es obtener información confiable y actualizada para la toma de decisiones en una Organización. Estas bases de datos digitales permiten manipular gran cantidad de datos en forma rápida y sencilla porque se simplifican tareas tales como la búsqueda de datos específicos, la organización y el ordenamiento de los datos.

Access.

Microsoft Access es un sistema de gestor de base de datos relacionales para Windows que está incluido en el paquete de Microsoft Office.

Funciona bajo Windows y aprovechando las características y ventajas de dicho entorno gráfico, tiene por objeto la gestión de datos estructurados, para procesar y proporcionar la información precisa a los distintos usuarios del sistema.

Este programa proporciona herramientas que permiten hacer consultas para obtener exactamente la información deseada y en el formato que desea, como un informe simple o una tabla con apartados e información agrupada o clasificada por distintos conceptos. Sólo se tiene que mantener al día la base de datos incorporando las nuevas informaciones al sistema, por ejemplo cada vez que se efectúa un pedido, o cuando un cliente paga una cuenta pendiente.

Componentes de una base de datos.

CAMPO: es el elemento más pequeño de información de la que se compone una base de datos. Esta parte contiene un único dato, como por ejemplo un precio, un nombre, un color, un número, etc. Todos los campos están identificados por un nombre de campo. Los campos se disponen en conjuntos llamados registros.

REGISTROS: Cada registro está compuesto por los mismos campos, y en la misma disposición; solo cambia el contenido, pero permanece invariable la longitud y la ubicación de cada uno de los datos en todos los registros.

TABLA: el conjunto de registros se agrupan en ellas. Por ejemplo, si el cuarto campo del registro es el precio, todos los registros de una misma tabla contendrán en ese lugar, distintos valores numéricos correspondientes al precio de cada producto o artículo. Se llama tabla porque se organiza en forma de filas y columnas. Cada fila o renglón contiene los datos de un único registro, dispuestos uno al lado del otro, por lo que, siguiendo hacia abajo, en cada columna encontramos un determinado campo de cada uno de los registros de la tabla. Los nombres de los campos aparecen en la parte superior de la tabla y nos sirven como medio para hacer referencia al dato contenido en el mismo.

BASE DE DATOS INTEGRAL: en él se agrupa todo lo necesario para el manejo de la Información referente a un determinado tema: tablas, consultas, formularios, informes, macros, módulos, páginas. Estos elementos se denominan en Access objetos (algo que es posible seleccionar y manipular como una unidad identificable).

Tipo de datos que se pueden utilizar en un campo:

• Texto: solo o combinaciones de texto y números.
• Memo: es un texto extenso, o combinación de éste con números.
• Numérico: son datos numéricos que se usan en cálculos matemáticos.
• Fecha/Hora: incluye valores de fecha y hora.
• Moneda: valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.
• Autonumérico: es un número secuencial único (incrementado de uno a uno), o número aleatorio que Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla.
• Objeto OLE: es un objeto, ya sea una hoja de cálculo de Excel, documento de Word, gráficos, etc,
• Hipervínculo.
• Asistente para búsquedas: este crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

Formularios.

Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos, pueden contener botones que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.

Existen diferentes tipos: 

Formulario como panel de control. 

En el cual, Access crea automáticamente un panel de control que le ayuda a desplazarse por la base de datos. 

Informes.

Sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Se pueden imprimir, consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.

Consultas.

Es una pregunta acerca de la información contenida en una o varias tablas. Se pueden utilizar las consultas para ver y analizar datos, como base para formularios e informes, realizar cálculos, combinar datos de diferentes tablas o incluso para agregar, cambiar o eliminar datos de una tabla. 

Tipos de consultas:

De selección: recuperan datos de una o más tablas y muestran el conjunto de registros en una hoja de datos. 

De parámetros: muestra un cuadro de diálogo cuando se ejecuta, que pide al usuario que escriba la información que éste desea que se utilice como criterio de la consulta, por ejemplo, ingresos a la clínica después del 29/06.

De tabla de referencias cruzadas: organiza un conjunto de registros mediante encabezados de fila y de columna. 

SQL: se crea utilizando una instrucción SQL que es un lenguaje de acceso a la base de datos. El lenguaje SQL constituye una forma avanzada de consultar, actualizar y administrar bases de datos relacionales.

De acción: crea una tabla nueva o modifica una existente agregando, eliminando o actualizando datos de la misma. 

Elementos a tener en cuenta a la hora de diseñar una base de datos.

Un buen diseño de la base de datos es necesario para crear una que realice las operaciones que deseemos, efectiva, precisa y eficazmente. 

1. Primero se debe determinar la finalidad de la base de datos para saber qué información se desea obtener de ella. 
2. Luego hay que fijar las tablas que se necesitan en esa base, este puede ser un paso muy complicado porque tal vez no se puede precisar información acerca de las estructuras de las mismas.
3. Después hay que establecer los campos que se necesitan en las tablas. En estos hay que incluir toda la información que se necesite, hay que relacionar cada campo con el asunto de la tabla y no hay que incluir datos derivados ni calculados.
4. El próximo paso es identificar los campos que tienen valores exclusivos (Clave principal). 
5. Inmediatamente, hay que estipular las relaciones que existen entre las tablas, y una vez hecho, es el momento de precisar el diseño de la base de datos y detectar los posibles fallos que puedan quedar.
6. Lo siguiente es agregar datos y crear otros objetos de la base de datos cuando se esté seguro de que la tabla cumple con los requisitos propuestos anteriormente.
7. El último paso es utilizar las herramientas de análisis de Access. Este programa dispone de 2 herramientas que pueden ayudar a precisar el diseño de la base de datos. El Asistente para analizar tablas puede analizar el diseño de una tabla, proponer nuevas estructuras de tablas y relaciones si es conveniente y reestructurar una tabla en nuevas tablas relacionadas si es necesario. El Analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y realizar recomendaciones y sugerencias para mejorarla. El asistente también puede implantar estas recomendaciones y sugerencias.

Fuentes: (consultadas el 03/08/2013).

• Material otorgado por la cátedra.
• http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos

Reflexión: es una herramienta muy importante para realizar una base de datos y esta al alcance de todos. Es muy util en organizaciones y empresas que quieran llevar un control sobre algún producto, servicio, etc.