Actividad en MS Excel.

Buenos días, en esta oportunidad desarrollare las competencias que adquirí en esta actividad que realizamos para Informática sobre Excel. La misma se trataba de las horas trabajadas por un empleado de una fábrica teniendo en cuenta que producía un producto cada 2 horas de trabajo y sólo trabajaba 15 días cada mes. Se nos proporcionaba una tabla con las horas y debíamos buscar las funciones en base a unas preguntas que se hacían.

C59: Funcion MAX.

Esta función se utiliza para identificar el mayor numero en una tabla de datos.
Para usarla, escribimos =MAX( y seleccionamos el rango de números entre los cuales deseamos encontrar el mayor.

C60: Funcion MIN.

Esta función es similar a la anterior, pero en vez de buscar el numero máximo, nos identifica el mínimo. La sintaxis es =MIN(numero1;numero2)

Otra de las preguntas en la actividad era buscar el mes del mínimo y máximo de horas en un mes. Para esto utilizamos la función INICE y COINCIDIR, explicadas en un post mas antiguo, y también incluimos las funciones MAX y MIN dependiendo el caso.

En la siguiente imagen vemos la tabla proporcionada y los meses con el máximo y mínimo de horas, también las funciones MIN y MAX explicadas anteriormente:

Esta es la sintaxis de la función para la pregunta en cuestión:

En donde el color azul indica el rango que se toma, que serian los meses, desde enero a diciembre, luego en la función MAX seleccionamos primero la columna 2010, es decir, desde el numero 148 al 78. Luego del punto y coma, seleccionamos otra vez el mismo rango, que corresponde a la función COINCIDIR. Al finalizar agregamos el numero 0 para que la coincidencia sea exacta. 

Dificultad 1: La encontré al momento de realizar esta función ya que no sabia como hacerla, pero después de mirar varios videotutoriales y con la ayuda de mis compañeros, pude lograrla. Ademas no sabia como hacer para arrastrar la celda y que la función se copiara a los siguientes años, ya que no funcionaba.

Error 1: este error fue en base a la dificultad antes mencionada, ya que al correr las celdas no se copiaba la funciona y era porque no la había anclado la referencia. De esta forma, al agregarle el signo $ como se puede ver en la sintaxis, al copiar la función en las demás celdas se resuelve perfectamente.

Para buscar el mes del mínimo de horas, usamos la misma sintaxis, pero cambiamos MAX, por MIN.

C61: Función COCIENTE.

Esta función la utilice para buscar el total de productos fabricados al año. En donde tome el total de horas de un año, y se divide por 2, que eran las horas en las que se fabricaba un producto.

En este caso sería =COCIENTE(C18;2) Donde C18 es la celda que contiene el total de 2010, que es 967.

C62: Función PROMEDIO.

Ésta se usó para sacar el promedio de horas por mes y por día.

En el caso de las horas por mes es =PROMEDIO(C6:C17), lo cual es el rango del año 2010, desde el mes de enero a diciembre.

Para el promedio de las horas por día realice otra tabla, en la que se divide las horas de un mes, por 15, que eran los días que se trabajaba al mes. De esta forma, la tabla queda confeccionada así: 

La sintaxis sería =PROMEDIO(C6/15), en donde C6 es la celda que contiene a enero de 2010 en la tabla anterior y 15 son los días de trabajo al mes.

Ahora bien, una vez realizada esta tabla, volvemos a la pregunta y escribimos la sintaxis =PROMEDIO(C24:C35)/15. El rango de C24:C35 sería las celdas desde enero a diciembre de la segunda tabla creada, y 15 son los días de trabajo. Así, quedaría realizado el promedio:

Dificultad 2: No sabia como realizar la función del promedio para sacar la cifra, hasta que comprendí que la mejor forma era armar una tabla como anexo y que incluya todos los datos necesarios para realizar la función.

Error 2: Antes de hacer la tabla anexa, realice muchas funciones y de diferentes formas pero no podía lograr el criterio solicitado. Este fue otro error en esta actividad.

C63: Función SUMA.

Para el total de horas de marzo a septiembre, solo escribimos en al celda correspondiente =SUMA( y seleccionamos el rango desde el mes de marzo al de septiembre.

Para buscar el total de productos de Marzo a Septiembre, usamos la función COCIENTE vista anteriormente, y usamos el total de horas, sacado en la función anterior, y las horas de trabajo por producto, que eran 2.

Luego de estas funciones realizadas, debíamos hacer un gráfico para representar la cantidad de horas por años. En mi caso este fue el que me parecía que mejor representaba esta cuestión: 

Reflexión: gracias a esta actividad, puede adquirir nuevas competencias sobre excel que seguramente serán de mucho uso en un futuro. Si bien algunos ejercicios me resultaron un tanto difíciles, con ayuda pude llevarlos a cabo. Se podrían usar estas funciones, en ejemplos similares, como buscar el máximo o mínimo de productos que posee una empresa en stock, el mes, como en este caso, o el año en que la empresa tuvo menos ganancias o no fue tan rentable, como para luego hacer un informe y tomar medidas al respecto; y la función promedio para buscar el numero promedio aproximado de ventas realizadas al exterior en caso de que sea una empresa exportadora.

Función SI FECHA en Excel.

Buenas tardes, este post esta desarrollado en base a dos actividades que debíamos realizar con mi grupo para la materia, en las que teníamos que hacer uso de la función SIFECHA para un ejercicio que se había propuesto por el profesor, y otro que debíamos inventarlo.

C47: Función SIFECHA.

Esta función nos ayuda a obtener la diferencia entre dos fechas y tambiens permite elegir el tipo de dato que deseamos como resultado, pueden ser días, meses o años. La sintaxis de la función SIFECHA es la siguiente: =SIFECHA(fecha1, fecha2, tipo)

El primer y segundo argumento son fechas en donde fecha1 tiene que ser menor que fecha2, ésta última debe ser la mas reciente.

En el tercero se especifica la unidad de medición de tiempo que deseamos utilizar. Se pueden incluir los siguientes valores:

• "D" (Días): Numero de días entre la fecha1 y la fecha2.
• "M" (Meses): Numero de meses entre la fecha1 y la fecha2.
• "Y" (Años): Numero de años entre la fecha1 y la fecha2.
• "YD" (Días excluyendo años): Numero de días entre la fecha1 y la fecha2, donde ambas tienen el mismo año.
• "YM" (Meses excluyendo años): Numero de meses entre la fecha1 y la fecha2, donde ambas tienen el mismo año.
• "MD" (Días excluyendo meses y años): Numero de meses entre la fecha1 y la fecha2, donde ambas tienen el mismo mes y el mismo año.

E1: Ingresar datos en la tabla.

Este es el primer paso a realizar, con la información que se necesita.

E2: Insertar función HOY.

Posicionados en la celda correspondiente a la fecha del día actual, escribimos la sintaxis: =HOY(), y automáticamente, Excel nos la da.

E3: Insertar función SIFECHA.

En este caso, nos posicionamos sobre la primer celda de la columna "Días Pasados" e ingresamos la sintaxis: =SIFECHA(C5:C12;HOY();"D")

Dificultad: Al momento de ingresar la función SIFECHA, ésta no se encontraba dentro de la lista de funciones de Excel, por lo cual teníamos que ingresarla escribiendo en la celda.

Error: Nuestro error estuvo en que no ingresamos la letra D en el ejemplo que hacen referencia a los días y años, respectivamente. Por el mismo, no podíamos completar la sintaxis.

Donde en el primer criterio que se nos solicita ingresar, seleccionamos todas las fechas de ingreso de los productos.

En el segundo, ingresamos la sintaxis de la función HOY.

Y en el tercer criterio, añadimos la letra D, que hace referencia a los días pasados.

Para ingresar el porcentaje de descuento del producto o si va a descarte el mismo, usamos una función SI Anidada como ya vimos en otro post su explicación.

En esta imagen vemos como el producto, pasados 60 días va a descarte, 45 días tiene un 20% de descuento y si pasaron menos de esta cifra, 10%.

Ejemplo propuesto:

En este ejemplo, se refleja cuanto duran los insumos en una empresa para estimar las compras futuras, y de esta forma saber cuando es la fecha estimativa en la que se debe comprar uno nuevo o recargarlo, en caso de que se trate de un toner. 

Fuentes: (Consultadas el 18/09/2013)

• http://exceltotal.com/la-funcion-sifecha
• Apuntes tomados en clase.

Reflexión: Estas funciones son muy útiles para conseguir los días, años o meses sobre un determinado caso, producto o cualquier ítem que queramos destacar.  

Esperamos que este post les haya servido!

Saludos!!

MS Excel 2007

Buenos días, hoy desarrollare algunas competencias de Excel 2007.

C37: Hojas iniciales.

E1: Seleccionar hojas iniciales.
Haciendo click en el boton Inicio, seleccionamos "Opciones de Excel". 

Luego del paso anterior y como vemos en la imagen, podemos seleccionar la cantidad de hojas con la que empezamos un nuevo documento.

Ademas de esta opción aquí también se pueden configurar la fuente que se usa, el tamaño de la misma o la combinación de colores, entre otras.

C38: Estilo de referencia.

Si vemos en un documento común de Excel, notarán que se pueden observar que existen letras para las columnas y números para las filas:

E1: Cambiar estilo de referencia.

En las opciones de Excel, ubicadas en el botón inicio, vamos a la pestaña "Fórmulas" y tildamos la opción "Estilo de referencia F1C1". 

De este modo cambiamos las letras de las columnas, por números:

C39: Guardar documento.

E1: Guardar documento con formato.

Para realizar este paso, ubicados en las opciones de Excel, y en la pestaña "Guardar", seleccionamos entre las opciones que nos ofrece la lista desplegable que se ve en la imagen. De esta forma se podrá guardar con compatibilidad para, por ejemplo, poder abrir el archivo en un Office 2003.

E2: Guardar documento con lapso de tiempo.

En la misma pestaña, ubicado abajo de la opción anterior, se puede programar los minutos en los que queremos que el documento se guarde automáticamente y de esta forma salvar los datos con los que estábamos trabajando.

C40: Función de la tecla enter.

E1: Modificar la función de Enter.

Ubicados en la pestaña "Avanzada", podemos seleccionar la funcion que queremos que cumpla la tecla enter al presionarla. Entre ellas se puede optar por, que al oprimir la tecla, se dirija a la celda de abajo, la de la derecha, izquierda o arriba. 

C41: Autocompletar.

E1: Habilitar función Autocompletar.

En la misma pestaña, tildamos la opcion "Habilitar Autocompletar para valores de celda". 

Esta opción es muy útil ya que completa automáticamente el texto que ingresamos en un campo, si se encuentra repetido anteriormente.

C42: Formulas en vez de resultados.

E1: Mostrar formulas.

Más abajo, dentro de las opciones, encontramos la de cambiar los resultados, y en vez de éstos, que se ubiquen las formulas que hicimos. Para activarla, sólo tildamos la opción y hacemos click en Aceptar.

C43: Barra de Herramientas.

E1: Personalizar Barra de Herramientas.

En la pestaña "Personalizar" agregamos las opciones que mas utilizamos y que nos parezcan que nos puedan ayudar a la hora de usar Excel.

C44: Función Solver.

E1: Instalar complementos.

Dentro de la pestaña "Complementos" se muestran todos los que están instalados. Dentro de ellos, esta la función Solver, que sirve para determinar el valor máximo o mínimo de una celda cambiando otras celdas. En mi caso ya la tenía instalada, pero en el caso de que no esté, hay que hacer click en "Ir", como vemos a continuación: 

Y luego seleccionamos las opciones que queremos que se instalen y aceptamos:

Luego de esperar unos segundos a que se complete la instalación, ya esta terminado este paso.

C45: Función SI

Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.

E1: Crear Tabla.

Primero se crea la tabla necesaria con todos los datos que vamos a usar.

E2: Usar función SI.

Como ven en la imagen, esta función la podemos usar para, por ejemplo, saber la condición de alumnos de acuerdo a su nota, entonces una vez armada la tabla con los datos, en la columna siguiente escribimos: =SI(B2>=60;"Aprobado";"Reprobado").

De esta manera, y escribiendo la función en la primer celda (C2), podemos estirarla hasta donde termina la lista de alumnos y ésta se copiará y realizará en todas ellas.

C46: SI ANIDADA.

Una función SI anidada es cuando una segunda función SI se coloca dentro de la primera de manera que pruebe alguna condición adicional.

E1: Crear tabla.

Este es el primer paso, en donde creamos la tabla que necesitamos y le agregamos todos los datos necesarios.

E2: Usar función SI ANIDADA.

En este ejemplo que realizamos para la cátedra, se describen los productos en una columna, en otra la cantidad que fue adquirida por clientes y en la última, el descuento otorgado por la cantidad comprada: Si es menor a 800 unidades, el descuento será del 20%, si es menor a 1000 un 30%, si es menor a 2000 unidades un 40% y si no es ninguna de las anteriores, un 50% de descuento.

Esto se puede lograr con una función si anidada, la cual de la misma forma que una función SI, la ingresamos en la primer celda (C2):

De esta forma y copiandola en las demás celdas, nos dará automáticamente las cifras correspondientes.

Dificultad: En este ejercicio, tuvimos la dificultad a la hora de ingresar la función  ya que siempre nos saltaba algún tipo de error y era porque no estaba bien formulada.

Error: El error que tuvimos, fue que no separábamos los términos con un punto y coma ( ; ), ni tampoco cerrábamos todos los paréntesis al final de la fórmula, de esta forma no se podía concretar el ejercicio.

Reflexión: Si bien conocía algunas herramientas básicas de Excel, gracias a estas competencias adquiridas de gran importancia y tan útiles, puedo seguir perfeccionandome sobre este programa. 

Fuentes: (Consultadas el día 16/09/2013).

• Apuntes tomados en clase.
• Material otorgado por la cátedra.

Cervecería Santa Fé - Ejercicio Práctico de Access.

Buenos días. Hoy les contare el paso a paso de cómo realizamos esta actividad en Access.

E1: Crear tablas.
El primer paso es crear las tablas necesarias que se pedían en el ejercicio. Aquí les dejo las imágenes con las 4 tablas que creamos con mis compañeros de grupo.

Error: A la hora de agregarle el porcentaje de comisión que obtenían los vendedores, lo habíamos hecho como una tabla aparte.

Error: otro error fue que no habíamos incorporado una tabla con las 23 provincias del país, ya que esta empresa distribuye a toda la Argentina.  

Dificultad: Se nos presentó a la hora de crear las tablas ya que no sabíamos cuales eran las necesarias para esta actividad.

E2: Agregar campos.

Una vez hechas las tablas, procedemos a agregarle los campos correspondientes y toda la información necesaria.

E3: Formularios.

A través de el, agregamos la información de cada cliente con su respectivo vendedor. 

C34: Codificación.

Como podrán ver en el formulario de clientes, en el campo de Provincia, IVA y Vendedor, aparece un número. Este número lo otorga automáticamente Access de acuerdo con las tablas realizadas y sus campos. Por ejemplo: Si vemos en este caso, en "Provincia" aparece un 1. Si vamos a la tabla de provincias mostrada anteriormente, vemos que la N° 1 es Entre Ríos. De esta forma se procede a una manera mas fácil y rápida de comprensión de los datos al tener sólo un numero en vez de un texto a veces extenso.

Dificultad: no sabíamos como encarar este paso cuando el profesor nos dijo en clase que era conveniente hacer esta codificación. Por los que nos costo un poco este paso.

E4: Relaciones.

En la siguiente imagen se muestran las relaciones hechas en esta base de datos sobre cada tabla. 

Dificultad: en este paso también se nos presento la dificultad sobre que relaciones había que hacer ya que no teníamos las tablas correctas.

E5: Consultas.

En este caso, realizamos una consulta de clientes, la cual va a incorporar los datos esenciales, como son, el nombre y apellido del cliente, su dirección, código postal, CUIT, Condición frente al IVA, y la provincia de la cual es oriundo. Y también los datos del vendedor, como su nombre y apellido y la comisión que gana. 

E6: Informes.

En la actividad también hicimos un informe para ser impreso o consultado digitalmente, en el cual se muestran los datos de los clientes con sus vendedores.

C35: Porcentaje.

Para realizar este paso, debemos cambiar el tipo de datos.

E1: Ingresar a la tabla en la que se encuentra el campo.

E2: Seleccionar la Vista Diseño.

E3: Cambiar el tipo de datos a Número, y luego el formato a Porcentaje.

E4: Modificar propiedades.

En "Valor predeterminado" tiene que aparecer un 0 y en "Regla de validación" escribimos "Entre 0 y 1"

C36: Foto.

Para agregar una foto en una base de datos, debemos seguir una serie de pasos:

E1: Crear campo foto.

Nos situamos en la tabla a la cual queremos agregarle fotos, y le agregamos un nuevo campo. En este caso es "Foto Cliente".

E2: Cambiar tipo de datos.

En la vista diseño, de esa misma tabla, cambamos el tipo de datos del campo Foto Cliente, por "Objeto OLE".

E3: Seleccionar Imagen.

Seleccionamos el campo al cual queremos agregarle una foto, hacemos click derecho en él y elegimos la opcion Insertar Objeto: 

Luego, aparecerá un cuadro de diálogo en el cual deben seleccionar "Crear desde archivo". Finalmente hacen click en Examinar para buscar la imagen que deseen.

De esta forma se pueden usar las imágenes para reconocer clientes, productos, etc.

Reflexión: Este trabajo fue de mucha ayuda, ya que reforzamos los conocimientos adquiridos anteriormente sobre Access. Ademas la modalidad fue distinta porque trabajamos en grupos diferentes a los que ya tenemos armados, de esta forma nos relacionamos con los demás compañeros y ponemos en común nuestros saberes y opiniones sobre el tema.

Access - Parte Práctica

Buenas tardes, en esta oportunidad desarrollare las competencias que fui adquiriendo al hacer los trabajos prácticos sobre Access.

C28: Tabla.

E1: Abrir base de datos en blanco.

Para crear una tabla, primero debemos abrir una Base de Datos en blanco, como muestra la imagen: 

E2: Crear Tabla.

Luego de abrirla, clickeamos en la pestaña Crear, y luego seleccionamos "Tabla".

Dificultad: A la hora de crear las tablas, se me presento la dificultad de no saber que tablas tenía que hacer para luego relacionarlas.

E3: Agregar Campos.

Para agregar campos a la tabla, sólo escribimos los datos que queremos en la tabla haciendo click en agregar nuevo campo. Para cambiarle el nombre a éste, le damos doble click sobre el mismo. 

A medida de que vamos agregando los datos, vemos que automáticamente Access proporciona un Id en el primer campo: 

C29: Clave Principal.

E1: Abrir la Vista Diseño.

Para este paso hacemos click en VER, en la parte superior izquierda de la pantalla, o bien en la parte inferior derecha de la misma, como vemos a continuación: 

E2: Seleccionar el o los campos que se desea utilizar como clave principal.

E3: Seleccionar Clave Principal.

Esta opción se encuentra en la ficha Diseño, en el grupo Herramientas:

Error: En este caso, el campo CodigoMedico estaba de más, no es necesario agregarlo ya que a IdMedico, Access lo pone automáticamente  Otro error tambien fue que en el campo Telefono, el tipo de datos que tenía era texto y debe ser número.

Dificultad: la obtuve al no cambiar el tipo de datos en los campos, ya que no posibilitaba hacer las relaciones.

E4: Eliminar clave principal.

Para eliminar la clave principal, solo debemos des seleccionar "Clave Principal", en la pestaña "Diseño" 

C30: Relaciones.

E1: Relacionar tablas

En la pestaña Herramientas de base de datos, hacemos clic en la opción Relaciones.

Aparecerá un cuadro con las tablas que posee la base de datos en el que debemos seleccionar las que deseamos relacionar.

E2: Arrastrar los campos para relacionar.

Arrastrando el campo que queremos relacionar, hacia el otro, ya estamos formando la relación. Luego aparecerá este cuadro, en el que tildamos la opción de "Exigir integridad referencial".

Error: otro de ellos fue que los campos no tenían el mismo tipo de datos, estos deben ser iguales para que se pueda realizar la relación.

De esta forma ya tenemos la relación creada:

 

Les dejo un video de Aulaclic donde se explica en detalle como lograr las relaciones entre las tablas:

E3: Eliminar relaciones.

Para este paso sólo hacemos click derecho sobre la linea que une las tablas y presionamos eliminar.

C31: Formularios.

E1: Crear formulario.

Para este paso, vamos a crear, Luego en mas formularios y finalmente hacemos click en Asistente para formularios.

E2: Agregar Campos.

Una vez agregados los campos que deseamos, damos click en finalizar y nuestro formulario ya esta listo.

E3: Modificar y/o diseñar el Formulario.

En la vista diseño, podemos modificar el formulario recien creado como mas nos guste.

C32: Consulta.

E1: Crear consulta.

Para este paso, vamos a crear, y luego seleccionamos "Asistente para consultas". Agregamos los campos que deseamos y hacemos click en finalizar.

Adjunto otro video, en donde se puede ver el proceso para crear consultas:

E2: Crear una consulta con criterios.

Cuando creamos una consulta con algún tipo de criterio, debemos ir a su vista diseño y en el espacio que dice "Criterio" escribimos, por ejemplo, que la fecha de ingreso sea posterior al 29/06/2013. 

En este caso escribimos >#29/06/2013# en criterio.

Error: Otro error que se me presento, fue que no había ingresado bien la fecha en el campo "Criterios". Pero lo pude solucionar, viendo los tutoriales recomendados por el profesor.

Dificultad: Me costo mucho saber como establecer el criterio que fue solicitado en las preguntas del trabajo.

C33: Informes.

E1: Crear informe.

Vamos a la pestaña crear y seleccionamos "Asistente para Informes".

Luego de seleccionar todos los campos que deseamos que estén en el informe, damos click en finalizar.

E2:  Modificar y/o diseñar el Informe.

Para modificar el diseño del mismo, al igual que el formulario, podemos hacerlo desde su vista diseño.

Aquí les dejo una presentación que les será de mucha ayuda a la hora de crear informes:

Fuente: 

• Material otorgado por la cátedra.
• http://www.proulex.com/computo/oe/doc/basico-access2007.pdf
• http://www.aulaclic.es/access2007/index.htm#epr

Reflexion: Este trabajo me costó demasiado, ya que no conocía esta herramienta y ademas es difícil de manejar si no se tiene conocimientos sobre informática. Se torna bastante complicado usarla, y me llevo mucho tiempo tratar de entender algo. Pero es de gran ayuda para aquellas empresas u organizaciones que necesiten crear una base de datos.