Conociendo Microsoft Office Excel.

Microsoft Excel es una de las aplicaciones informáticas más utilizadas en las empresas. Esta formado por hojas de cálculo que permiten al usuario manipular cualquier dato o información. 

El objetivo básico de éstas es proporcionar un entorno simple y uniforme para generar tablas de números y a partir de ellos obtener mediante fórmulas nuevos valores. Las hojas de cálculo permiten a los usuarios manipular grandes cantidades de información de forma rápida y fácil. Una hoja de cálculo es una tabla de información dispuesta en filas y columnas. Cada uno de los datos se encuentra en una celda que puede contener números o texto, así como fórmulas que permiten calcular un nuevo valor a partir de los datos de otras celdas de la misma hoja de cálculo, mismo libro o incluso a partir de valores alojados en otros libros de Excel. 

La versión 2007 cuenta con hojas de trabajo formadas de celdas, dispuestas por 16.384 columnas y 1.048.576 filas.

Elementos:

• Botón de Office.

Haciendo clic en este botón se puede visualizar un menú desde donde se ven las acciones que se pueden realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

• Barra de Acceso Rápido.

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que mas se usan en Excel.

• Barra de Opciones.

La barra de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acesso rápido como hemos visto en el punto anterior.

Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que estemos trabajando con Excel. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

• Barra de Fórmulas.

La barra de fórmula permite ver, escribir y editar datos en la celda seleccionada. Si la celda contiene una fórmula, se va a ver en ella. Si hay una fórmula, se va a ver el contenido de la celda. El mismo se puede editar directamente en las celdas o en la barra de fórmulas.

• Celda.

Es la celda en la que se pueden introducir datos. En una Hoja de Cálculo, los distintos tipos de datos que podemos introducir son:

Valores Constantes: un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

Fórmulas: una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas o directamente en la celda y debe empezar siempre con el signo =.

A continuación les dejo un vídeo en el cual se desarrollan estas características:

Errores en los datos. 

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.
Al introducir una fórmula, puede ser que en la celda aparezca por ejemplo: #¿NOMBRE? Esta sigla puede cambiar dependiendo del error:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se cruzan.

• Fórmulas y Funciones.

Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es: 
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

• Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
• Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis y no hay que dejar espacios en blanco antes o después de ellos.
• Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
• Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

La función SUMA devuelve como resultado la suma de sus argumentos. Los ":" nos identifican un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8. 

La función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8. 

Aquí se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

• Fecha y Hora. 

En varias funciones se verá que el valor que nos devuelve es un "número de serie". Excel llama número de serie al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, en las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.

• Funciones de texto. 

Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto.

• Funciones de búsqueda. 

Se utilizan para buscar algún dato que no conocemos. Ejemplo: COLUMNAS(matriz), que devuelve el número de columnas que componen la matriz.

• Funciones financieras. 

Excel es una de las herramientas más potentes para trabajar con información y cálculos financieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseñadas. Como por ejemplo: PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo) que devuelve el pago de un préstamo basado en pagos y tasas de interés constantes.

• Funciones Matemáticas y trigonométricas.

Como pueden ser: ABS(número) que devuelve el valor absoluto de un número, ENTERO(numero) que redondea el numero al valor entero inferior mas próximo.

• Funciones Estadísticas.

Como PROMEDIO(número1;número2;...) que devuelve la media aritmética de la lista de valores.

• Funciones Lógicas.

Como la función SI: SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) que devuelve un valor u otro, según se cumpla o no una condición.

• Funciones de Información.

Como puede ser ESERR(valor) que comprueba si un valor es un error.


Refelxión: Al hacer este post, puede conocer todas las herramientas que posee Excel para hacer uso de ellas en las siguientes prácticas que iremos desarrollando.

Fuentes: (Consultadas el 16/09/2013)

• http://www.aulaclic.es/excel2007.
• Material Otorgado por la cátedra.