Modelo de Leavitt - Administración - Sistema Administrativo - Sistemas de Información.

Buenos días, hoy desarrollare un modelo de organización y luego haré una relación entre Administración, Sistema Administrativo y Sistema de Información.

El Modelo de Leavitt, es también un modelo llamado Diamante, que nos permite analizar un cambio de gestión, basado en la idea de que es raro que cualquier cambio se produzca de forma aislada.

Tiene 4 elementos: Considera a la TECNOLOGIA, las TAREAS, las PERSONAS, y la ESTRUCTURA ORGANIZATIVA en la que funcionan como 4 variables interdependientes, visualizadas como las 4 puntas que definen un diamante.

Cualquier cambio que se produzca en alguna de las áreas, estimula o exige modificaciones en las demás áreas, independientemente de la relación que exista entre ellas.

Un ejemplo podría ser el cambio en la organización de una tecnología que puede implicar la instalación de una sola pieza de equipo, o volver a configurar un proceso de producción.

La tarea de una organización se refiere al producto o servicio principal de una empresa, cambios de tareas pueden incluir cambios en los procesos de producción fundamentales, como en las rutinas, procedimientos y la organización del trabajo.

En el pasado, considerar la función de la Tecnología de Información (TI) de una organización como una función de soporte que estaba separada y diferenciada del resto del negocio, era una práctica común. La automatización estaba centrada en la velocidad y el volumen, sobre todo en tareas en segundo plano (sin atención al cliente), el impacto de la TI en el proceso y en la estructura era pequeño, y el impacto en las personas era fácil de comprender: para un volumen dado de trabajo, se necesitaban menos personas.

Sin embargo, en las últimas décadas, la TI ha tenido un auge considerable al aumentar su capacidad y perfeccionarse su uso por los líderes del mercado y los innovadores, con lo que ha quedado claro que la oportunidad de velocidad y volumen que presenta la TI es trivial si se compara con las nuevas oportunidades que aparecen sobre procesos, personas y estructura (elementos del sistema de gestión de una organización según el modelo de Leavitt).

En conclusión, un enfoque orientado a procesos, con un esquema de gobernanza de TI y la consideración de los 4 elementos de un sistema de negocio, son la clave para abordar de forma correcta la gestión y optimización de TI en las empresas.

Reflexión: Este modelo debe estar presente en cada decisión que se tome, es aplicable a cualquier rama comercial, sea ésta industrial o de servicios pero se deben tener en cuenta las repercusiones que los cambios en algún aspecto de la Organización pueden tener en el resto de la misma. Por ejemplo: Un cambio TECNOLÓGICO podría ser la implementación de un software para alguna pyme o institución para mejorar el sistema administrativo y llevar un control de ventas de mercaderías así como también de stock y facturación. Este desarrollo requiere de una instalación de servidores que permitan el ingreso al sistema (cambios en la estructura), también son necesarios los cursos de capacitación para ejercitar al personal y que aprendan a usar el nuevo sistema (cambios en las personas). Y por último, la ejecución de las actividades habituales que se hacían en forma manual como puede ser el cobro o la registración de las facturas y pagos, se hace ahora de forma automatizada, lo que agiliza considerablemente las tareas (cambios en las tareas).

Administración

Es la función que se encarga de imprimir dirección, meditar propósitos, fijar objetivos y de organizar los recursos de una organización, a fin de obtener los resultados deseados. Las organizaciones son entes o entidades tendientes a satisfacer diferentes tipos de demandas con frecuencia contrapuestas (objetivos individuales, sociales y organizacionales) y en donde sus componentes interactúan fuertemente conformando un sistema socio-técnico en el cual se desarrollan diversas y varias actividades, y para ello se necesita de la Administración. Ejemplo: Si una empresa requiere cubrir un puesto de gerente general y necesita que el profesional a cargo desarrolle los conceptos inherentes al cargo, uno de los mas propicios sería un Lic. en Administración  el cual esta capacitado para optimizar de manera constante la utilización de los recursos y capacidades de la compañía para el cumplimiento de sus objetivos, debe conocer los principios fundamentales de cada disciplina y desarrollar habilidades gerenciales que le permitan diseñar, analizar, implementar y liderar estrategias de negocio en una empresa de manera eficaz en un mundo cada vez más competitivo y cambiante.

Sistema Administrativo 

Todo sistema administrativo es un sistema que a través del procesamiento de todos sus elementos, produzcan información que sea necesaria para todos los niveles de la organización y que también provea los archivos y registros necesarios para generarla. La recopilación de los datos se realiza de varias fuentes tanto interna como externas y el sistema administrativo procesa todos esos datos para tomar decisiones basadas en esa información. Ejemplo: Aspel-SAE es el Sistema Administrativo Empresarial que controla el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa en forma segura y confiable y ademas proporciona herramientas que permiten una administración y comercialización eficientes. Genera reportes, estadísticas y gráficas de alto nivel e interactúa con los demás sistemas para lograr una completa integración de procesos.

Otra parte de los sistemas de información son los cursogramas. Éstos permiten representar gráficamente procedimientos administrativos.

Constituyen instrumentos importantes para la visualización global y esquemática del conjunto de tareas administrativas.

A través de los cursogramas se puede determinar si la descripción del procedimiento es completa, detectar errores, omisiones, reiteraciones o superposiciones de tareas a fin de subsanarlos y lograr procedimientos más eficientes.

Información que brindan:

Los cursogramas permiten conocer:

• Unidades funcionales: Son todas las unidades tanto de la organización como fuera de ella que participan en el procedimiento.
• Las operaciones que se llevan a cabo, los controles que se realizan en los procedimientos y las decisiones que se toman como consecuencia de los controles.
• Formularios y soportes de información involucrados en el procedimiento: cuántos formularios se emiten cada vez, cómo se distribuyen y hacia dónde se dirigen.
• Distintos cursos de acción posible dentro del procedimiento.
• Cómo se ordenan los archivos y de qué tipo son.

Simbología de los Cursogramas:

Los cursogramas son de gran importancia para toda empresa y persona ya que brinda elementos de juicio idóneos para la representación de procedimientos y procesos, así como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones.
La selección de los símbolos dependen del procedimiento que va a ponerse en las gráficas y del empleo que vaya a darse en las mismas, por tal motivo es fundamental que se empleen de forma correcta, al colocar un símbolo en un sitio inadecuado, cambia el sentido del cursograma.

Sistema de Información

Un Sistema de Información, por su parte, es un conjunto de elementos que interactúan entre sí, como una PC, el recurso humano, los datos o la información  programas, telecomunicaciones y las políticas y reglas de operación  con un fin común que permite que la información esté disponible para satisfacer las necesidades en una organización. Es importante señalar que existen dos tipos de sistema de información, los formales y los informales; los primeros utilizan como medio para llevarse a cabo estructuras sólidas como ordenadores, los segundos son más artesanales y usan medios más antiguos como el papel y el lápiz o el boca a boca.

Éstos realizan 4 actividades básicas:

• Entrada de información: donde el sistema toma los datos que requiere.
• Almacenamiento de información: pude hacerse por computadora o archivos físicos para conservar la información.
• Procesamiento de la información: permite la transformación de los datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones
• Salida de información: es la capacidad del sistema para producir la información procesada o sacar los datos de entrada al exterior.

Elementos del Sistema de Información

• El hardware que es necesario para que el sistema de información pueda operar. Lo constituyen las computadoras y el equipo periférico que puede conectarse a ellas.
• El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema, alimentándolo con datos o utilizando los resultados que genere.
• Los datos o información fuente que son introducidos en el sistema, son todas las entradas que necesita él sistema de información para generar como resultado la información que se desea.
• Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados. Éstos son la parte del software del sistema de información que hará que los datos de entrada introducidos sean procesados correctamente y generen los resultados que se esperan.

Ejemplo: Podría mencionar a los Sistemas de Información Gerencial, que son una colección de sistemas de información que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de las operaciones como de la administración. La principal función de ellos es responder a las necesidades de organización a través de estrategias empresariales con la ayuda de las nuevas tecnologías de información y comunicación, además de brindar soporte y servicios a la gestión de los negocios actuales.

Reflexión: Estos conceptos son muy importantes para futuros profesionales como nosotros ya que brindan toda la información necesaria para lograr los objetivos que nos hayamos propuesto a la vez que ayudan a tomar las decisiones mas correctas.

Fuentes: (Consultadas el 31/10/2013)

• VERDÚN José Carrillo, CASALLAS Alejandra Paola Rubio. Modelo de Procesos Integrado de Gobernanza y Gestión de TI. Facultad de Informática, Universidad Politécnica de Madrid. 2012. Volumen 9, Capítulo 1. Madrid, España.
• Wikipedia: http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n
• UBA: http://www.econ.uba.ar/www/departamentos/administracion/plan97/sist_admin/catedras.htm
• VOLPENTESTA Jorge R. (2004): "Sistemas Administrativos y Sistemas de Informacion", Buyatti Osmar, Bs As. 1era edicion.

Sistemas de Información

Un sistema de información (SI) es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo. Dichos elementos formarán parte de alguna de las siguientes categorías:

• Personas.
• Datos.
• Actividades o técnicas de trabajo.
• Recursos materiales en general (generalmente recursos informáticos y de comunicación, aunque no necesariamente).

Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales y automáticos) y dan lugar a información más elaborada, que se distribuye de la manera más adecuada posible en una determinada organización, en función de sus objetivos.

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

Hay muchos puntos de vista para hacer una tipología de sistemas, pero estos se pueden dividir en 3 grandes grupos:

Sistemas Transaccionales (Operacionales).

Son aquellos sistemas que automatizan realizan registro de las operaciones o transacciones en forma permanente, automatizando las tareas y procesos operativos, la información que se procesa son utilizadas por los sistemas para la toma de decisiones. Está ubicado en el nivel más bajo de la organización.

Sistemas de Soporte para la Toma de Decisiones.

Son aquellos sistemas que brindan información resumida y precisa a los jefes de áreas y a los altos gerentes, permitiendo así que ellos tomen decisiones de manera acertada; estos sistemas se nutren de la información que procesa los sistemas transaccionales. Estos realizan registros de datos no permanentes, osea se realizan actualizaciones de data de vez en cuando, mas sirve para consultas.

Sistemas de Información Estratégico.

Estos sistemas son utilizados por el nivel más superior de la organización y están desarrollados para lograr ventajas competitivas, son usados internamente en las áreas gerenciales y se nutren de los Sistemas de Soporte para la Toma de Decisiones.

RELACIÓN ENTRE DATOS, INFORMACIÓN, CONOCIMIENTO Y SABIDURÍA.

"Los datos, organizados y empleados debidamente, pueden convertirse en información. La información, absorbida, comprendida y aplicada por las personas, puede convertirse en conocimiento. Los conocimientos aplicados frecuentemente en un campo pueden convertirse en sabiduría, Y la sabiduría es la base de la acción positiva". (Mike Cooley)

A la hora de establecer una relación entre estos elementos podemos decir que:

Datos: Son los valores recolectados del mundo real, estos no tienen contexto ni relación entre si Ej: Química, 70, Juan.

Información: Cuando los datos son sometidos a un proceso el cual los relaciona entre si Ej. Juan fue el mejor del curso con 70%.

Conocimiento: Se genera cuando la información es sometida al uso y hay experiencia gracias a la vivencia. Ej. Juan es buen estudiante porque saco 70% en química, debería estudiar un poco mas para llegar a los 100%.

Sabiduría: Nace gracias a que tenemos conocimiento sobre el tema y podemos predecir o imaginarnos con un grado aceptable de certeza a cerca de acontecimientos futuros, esta relacionada directamente con la capacidad de aprender. Ej. Como Juan estudia química los sábados y saca 70%, yo voy a estudiar química todos los días así saco 100%.

Cuál es la importancia de los SI en las organizaciones?

Un sistema de información para la empresa es de suma importancia porque facilita la organización y normalización de la información, con lo cual permite conocer el estado de los datos, la información sobre mercados y competidores, estadísticas de proyectos, proveedores y otras informaciones relevantes para la gestión organizacional y la toma de decisiones.

Los sistemas de información interactúan directamente con el ambiente de la organización, ya que los elementos del ambiente que inciden en el sistema constituyen una entrada y todo resultado del sistema hacia su ambiente es una salida.

Fuentes: (Consultadas el 25/10/2013)

• Ignasi Alcalde: http://www.ignasialcalde.es/los-datos-nunca-duermen-del-big-data-a-la-sabiduria/
• Wikipedia: http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n
• EcuRed: http://www.ecured.cu/index.php/Sistemas_de_informaci%C3%B3n_en_las_organizaciones.

Reflexión: Los Sistemas de información son de gran importancia para la empresa y para nuestra vida personal y/o profesional ya que nos ayudan a alcanzar nuestros objetivos y metas que nos hemos propuesto. En el ámbito empresarial, estos ayudan a mejorar el clima organizacional y generar cambios que sean agradables y con una gran satisfacción por parte de los usuarios que lo operan.

Qué es Diagramly?

Hola, en este post desarrollare mi nueva competencia que adquirí, se trata de Diagramly. 

Es una herramienta disponible para descargar a sus pc's o trabajar online desde la página draw.io. Ésta ofrece un interesante panel para realizar dibujos, esquemas, organiagramas, cursogramas, circuitos, diagrama de flujo, ente muchas otras opciones.

Es bastante sencillo de manejar y se aprende rápido, además se puede importar plantillas y exportar todos nuestros diseños en múltiples formatos, como ser: PNG, GIF, JPG, PDF, XML y SVG.

C68: Usar Diagramly.

E1: Crear Diagramas.
Ingresamos a la pagina de la aplicación (draw.io) y seleccionamos el diseño que mas nos guste. 

Estos se encuentran en las listas a la izquierda de la pantalla. Para agregar mas, hacemos click en More Shapes, al final de la lista. 

En el caso de querer traducir la página, abriendo la aplicación con Chrome, éste incluye la opción de poder hacerlo.

E2: Darle formato.

Para insertar la forma deseada, solo la arrastramos hasta la hoja. Para cambiarle el color de relleno utilizamos las opciones que se encuentran en la parte superior:

En donde, la primer opción es para cambiar de color la línea del gráfico  en la segunda se puede insertar una imagen que se busca desde Google. La tercera es para asignarle un color de fondo, la cuarta opción es para realizar un degradado de colores y la última es para ponerle sombra.

También como se puede ver en la imagen, se le puede cambiar de letra en el caso de que se quiera insertar texto, modificar el tamaño de la letra, y darle formato con negrita, cursiva o subrayado, también cambiar el color de la misma y su ubicación en la hoja.

E3: Guardar Documento.

Para esto, una vez terminado el trabajo, vamos a Archivo y seleccionamos guardar como. De esta forma al asignarle un nombre  nos descarga el archivo a la compu en formato .xml para poder editarlo si es necesario.
En el caso de querer guardar el gráfico como una imagen, en la misma pestaña, seleccionamos Exportar. Al hacer click, se abre un cuadro de diálogo como este:

En donde seleccionamos el formato con el que deseamos guardarlo, le asignamos un nombre y presionamos Guardar.

A continuación les dejo un ejemplo que realice para la materia:

Ejemplo Datos - Información - Conocimiento - Sabiduría:

El siguiente ejemplo, se trata de una organización que recauda información sobre los gustos de los consumidores de sus productos para tener un conocimiento del mercado y así ofrecerles los mejores bienes y servicios que sean de gran utilidad para ellos.

Se puede observar que el dato es obtenido de la comunidad, donde se realizan encuestas para recaudar información  La información  que es seleccionada, y analizada para descartar las partes que no son de gran importancia y ponerle mas énfasis a las que son realmente importantes. El conocimiento que se logra una vez analizada la sociedad y sabiendo sus gustos y/o preferencias y la sabiduría que se alcanza al aprender de ellos y conocer sus gustos. Todo esto ocurre en un entorno en el cual están inmersas cada una de estas partes. 

Reflexión: Diagramly una aplicación muy útil y sencilla de manejar, con buenos resultados. Al poder almacenar todo nuestro trabajo en Google Drive nos permitirá tener nuestro trabajo disponible desde cualquier ubicación y hacer uso de el. Sobre todo es de mucha utilidad para nuestra carrera y furura profesión a la hora de elaborar organigramas o cursogramas, ya que contiene todos los elementos necesarios para hacerlos.

Aplicación de las TIC's en las Empresas

Las TIC son las tecnologías que permiten transmitir, procesar y difundir información de manera instantánea. Son consideradas la base sobre la que se tiene que construir una Sociedad de la Información y una Economía del Conocimiento.

Optimizan el manejo de la información y el desarrollo de la comunicación. Permiten actuar sobre la información y generar mayor conocimiento e inteligencia. Abarcan todos los ámbitos de la experiencia humana. Están en todas partes y modifican los ámbitos de 

la experiencia cotidiana: el trabajo, las formas de estudiar, las modalidades para comprar y vender, los trámites, el aprendizaje y el acceso a la salud, entre otros.

Las TIC's aplicadas a la Artesanía.

La artesanía siempre fue de una cultura de conservación y ha manteniendo las tradiciones ya que era una actividad sin mucha incorporación de tecnología, pero esto esta cambiando.

La cadena de valor del proceso de negocio de la artesanía nace en el diseño del producto y termina en su comercialización. En cada uno de los eslabones de la cadena, la implantación de las TIC en el taller artesano hace mucho mas ágil el proceso a la vez que facilita el diseño de los productos asi como su comercialización.

En cuanto al diseño, el simple hecho de poder tener la capacidad de digitalizar un boceto o hacer una fotografía digital para enviar por correo electrónico a un cliente potencial aumentará la capacidad de interacción con los clientes ya sea a través de un anuncio en las redes sociales, un blog propio o directamente una página web personalizada.

Así mismo, la búsqueda de nuevos proveedores a través de Internet aumentará las posibilidades de, en primer lugar, encontrar mejores ofertas y precios y, segundo, tener acceso a nuevos materiales que por ahi eran desconocidos o a los que no se tenia acceso.

Además, a la hora de la fabricación, existen numerosos programas informáticos que ayudan a optimizar la materia prima, permitiendo saber, por ejemplo, los cortes que se pueden hacer en madera o una tela para obtener el número máximo de piezas.

De esta manera, las TIC pasan a ser una herramienta más que facilitará y permitirá continuar con el trabajo artesanal de forma óptima y conforme a la demanda actual.

A continuación les dejo un video en el cual se demuestra el uso de las TIC's en este tipo de actividad:

Fuente: (Consultada el 22/10/2013).

• http://consuelomblog.blogspot.com.ar/2007/04/qu-son-las-tics.html 

Reflexión: Sin duda alguna, el uso de las TIC's optimiza y facilita mucho cualquier tipo de trabajo o actividad que se realice, en ningún momento se trata de algo que dificulte alguna realización de las tareas, sino que todo lo contrario. Cualquier persona puede hacer uso de ellas, y con unos mínimos materiales, insumos o productos se puede mejorar en forma sustancial los procesos llevados a cabo habitualmente.

MS Excel: Conclusión

Hola, en el siguiente post, realizare una conclusión de MS Excel, indicando el nivel en el que me encuentro gracias a todas las competencias que adquirí a lo largo de estas unidades.

En la página About.com, en la sección de Hojas de Cálculo, diferencia varios niveles, entre ellos:

• Principiante.
• Básico.
• Intermedio.
• Avanzado.
• Experto.
• Programador Excel.

Principiante: Usa Excel principalmente como calculadora de sumas y productos principalmente, también sabe introducir datos y recopila alguna información en la hoja electrónica.

Básico: En este nivel se usan funciones de Excel más sencillas, sobre todo matemáticas, como puede ser divisiones, porcentajes, alguna función estadística como la Media, Contar. Se conoce la utilidad Autosuma. En relación a los datos se realizan filtros sencillos con el Autofiltro. Se realiza algún grafico fácil. Se usan cambios de formatos rápidos como colores y letra.

Intermedio: Emplea funciones más avanzadas como pueden financieras, estadísticas, alguna función lógica como SI. Es capaz de trabajar avanzadamente con gráficos y editarlos para cambiar el diseño o la información. Se usan los formatos más avanzados como son los formatos condicionales. Es capaz de usar formularios para introducir datos.

Avanzado: Este tipo de usuario conoce las funciones de Excel más avanzadas como pueden ser las de búsqueda BUSCARV, BUSCARH, lógicas como SI, Y, NO, realiza funciones anidadas. Conoce y realiza la herramienta Subtotales, Tablas y gráficos dinámicos, realiza grabaciones de Macros sencillas, domina la realización de gráficos, sabe y usa con fluidez el recurso importar datos desde Access y de formatos .txt.

Experto: Es un usuario que domina los recursos de Excel incluso es capaz de programar con el lenguaje VBA. Trabaja con funciones matriciales como Sumaproducto, financieras avanzadas como Van, TIR, Nper. Conoce las funciones de texto: Concatenar, Extraer, Carácter, Importa y Consolida datos desde gran número de utilidades externas, usa la herramienta Solver y los Escenarios. Es capaz de configurar y automatizar gran parte de su trabajo con la hoja electrónica. Además tiene conocimientos básicos de programación con las que realiza Macros.

Programador Excel: Es un profesional de la informática con nivel experto y/o avanzado de Excel, usa el programa para obtener cálculos avanzados, estadísticas, combina Excel con otros programas. Domina la programación con VBA.

Fuente: (Consultada el /10/2013)

• About.com: http://hojasdecalculo.about.com/od/Excel/a/Descubre-C-Ual-Es-Tu-Nivel-De-Excel-Y-Sigue-Avanzando-En-Su-Conocimiento.htm.

Reflexión: En mi caso, y de acuerdo a esta clasificación, me considero un usuario Avanzado, ya que se realizar las funciones que en ella se detalla, pero ademas también aprendí algunas funciones del nivel experto, como ser CONCATENAR, o la función SOLVER. Seguramente me seguiré perfeccionando en esta herramienta que es de suma importancia para las organizaciones y el ámbito en el que nos desempeñaremos en un futuro como profesionales. Realizar esta apreciación sobre el nivel que se posee en esta herramienta, es de gran importancia para agregar al CV cuando vamos a una entrevista de trabajo, ya que hoy en día se necesitan personas capaces que puedan manejar Excel con total integridad.

Actividad N° 10 - Tabla y gráfico dinámico en Excel

En esta oportunidad, desarrollare la actividad realizada por el Grupo 3 en la cátedra.

Tablas Dinámicas.

Las tablas dinámicas permiten realizar un resumen de datos agrupados, que puntualizan en forma concreta datos de una información.

Contiene componentes llamados dimensiones, que corresponden a los campos pertenecientes a la base de datos, cada uno de los cuales resume múltiples filas de información de los datos originales. A su vez, resume los datos utilizando las funciones matemáticas que se especifiquen como SUMA, CUENTA, PROMEDIO, y demás. Se pueden incluir subtotales y totales generales. 

Para crear una tabla dinámica debemos partir de una base de datos bien sea en un programa de almacenamiento de Información como Access, SQL entre otros, o bien sea de un listado en Excel. 

Pasos para crearla:

1) Posicionarse en un lugar de la base de datos.

2) Hacer clic en la pestaña “Insertar” de la barra de herramientas. 

3) En la pestaña “Tablas” hacer clic en la opción “Tablas Dinámicas”.

4) Se abrirá un cuadro donde se debe seleccionar el rango de datos o tablas y la ubicación de la tabla dinámica. Luego dar clic en “Aceptar”.

5) Aparecerá otro cuadro en donde nos mostrará la lista de los campos seleccionados, allí se debe arrastrar cada campo en las áreas que se desea (filtro de informe, rótulo de fila, rótulo de columna y valores). En la siguiente imagen se explican los conceptos:

6) Luego aparecerá la tabla creada, la cual se puede modificar haciendo clic en algunos de sus campos, o personalizar desde la pestaña “Herramientas de tabla dinámica” (Fichas de Opciones y Diseño).

Para realizar el punto 6), debemos ir a “Herramientas de tablas dinámicas”, dentro de esta pestaña nos aparecen las fichas “Opciones” y “Diseño”, los cuales permiten personalizar la misma.

Informe de tabla dinámica.

Un informe de tabla dinámica es un tipo de informe que permite interpretar datos de distintas maneras sin necesidad de introducir fórmulas. Éstos informes son especialmente útiles si se quiere delimitar un amplio conjunto de datos o analizar las relaciones entre puntos de datos. Un informe de tabla dinámica es especialmente útil cuando tiene una larga lista de cifras para sumar y los datos agregados o subtotales podrían servir para mirar los datos desde perspectivas diferentes y comparar las cifras de datos similares.

Algunas sugerencias:

• Organizar los datos en columnas porque los encabezados de las columnas se convierten en los campos que añades al informe de tabla dinámica.

• Arrastrar los campos a otras categorías para modificar los análisis de datos de forma rápida y sencilla.

• Las tablas dinámicas creadas en Microsoft Excel se pueden subir y convertir a hojas de cálculo de Google Docs, y los informes de tablas dinámicas creados en hojas de cálculo de Google se pueden descargar y convertir al formato de Microsoft Excel. 

Grafico dinámico.

Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una tabla dinámica y que se ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la información. Con este tipo de gráfico podrás ayudar en la compresión de los datos de una tabla dinámica.

Pasos:

1) Nos ubicamos en una celda en la tabla dinámica. 

2) Luego hacemos clic en la pestaña herramientas de tabla dinámica. 

3) Después en la pestaña "Opciones" para seleccionar "Gráfico dinámico". 

4) Allí elegimos el gráfico que queremos y ya está terminado.

5) Luego podemos agregar, eliminar o seleccionar campos de acuerdo a las necesidades usando el panel de filtros de Gráfico dinámico que aparece en el lado derecho de la pantalla. 

6) Si se quiere cambiar la ubicación del gráfico hacemos clic en el botón “Mover Grafico” de la pestaña "Diseño".

7) Si se quiere insertar un logo o una imagen dentro del gráfico, hacemos clic en la pestaña "Presentación" y después en el botón "Insertar" para seleccionar la imagen.

Ejemplo propuesto por el Grupo 3:

En el siguiente ejemplo, se detallan las cantidades en porcentaje y unidades de venta de Carnes y de Pescados y Mariscos por empleado, totalizando los montos de cada linea.

C67: Tabla dinámica.

Gráfico Dinámico:

Ejemplo propuesto por mi:

Aqui se detallan los precios de cada vehículo por la concesionaria en sus distintas sucursales a lo largo de la provincia de Entre Ríos. La misma contiene el modelo del auto o camioneta en venta, así como también la modalidad, ya sea usado o 0km.

Tabla de datos:

Tabla dinámica:

Como se puede observar, aquí se detalla el total de precio que suman los automóviles usados, y también un subtotal por los 0km. En la parte inferior de la misma, se observan totales generales por cada sucursal de la concesionaria y ademas un total general por todas las mismas.

Reflexion: Al realizar esta actividad pudimos afianzar los conocimientos ya adquiridos sobre tablas y gráficos dinámicos, los cuales son de mucha utilidad para cualquier empresa que desea obtener información sobre algún criterio especifico.

Espero que este post haya sido de su agrado y utilidad, saludos!

Mas opciones en Excel

A lo largo de este post, seguire desarrollando mas competencias adquiridas en clase sobre este programa.

C64: Formularios.

E1: Insertar controles.
Para este paso, vamos a la pestaña Programador y seleccionamos "Insertar", donde tenemos una variedad de controles para añadir.

En este caso, agregue un cuadro de grupo, en el que se pueden añadir varios controles dentro del mismo, como la casilla de verificación que se ve en la imagen.

E2: Modificar Controles.

Para editar estos controles, hacemos click derecho sobre ellos y seleccionamos Formato de control, donde se abre un cuadro de diálogo como este:

Y en el cual podemos cambiarle el nombre, elegir un color de relleno y darle el formato que mas nos guste.

Tambien podemos insertar un cuadro combinado para elegir entre distintas opciones:

E1: Insertar cuadro combinado.

En la opcion insertar, elegimos cuadro combinado y lo dibujamos en el libro.

E2: Insertar referencias.

En otras celdas, ingresamos las referencias para esta opción, como ser, Cliente 1, 2, 3 y 4, por ejemplo.

E3: Editar control.

Para esto hacemos clic derecho sobre él y seleccionamos formato de control, donde se abrirá un cuadro de diálogo y en el que tenemos que ir a la pestaña "Control" y buscamos: 

Rango de Entrada: y seleccionamos las celdas en las que escribimos las referencias. Y luego Vincular con la Celda, en donde hacemos click sobre el cuadro combinado creado anteriormente.

De esta forma, al hacer click sobre el cuadro, podremos elegir entre algunas opciones:

Reflexion: Son de mucha utilidad estos controles a la hora de hacer un formulario o factura en Excel, existen diversos tipos, similares a los de Word (Explicados en otro post anterior) que de adecuan a cada necesidad, la casilla de verificación se puede aplicar en el caso de seleccionar la cantidad de cuotas que se desea pagar el producto, un botón de opción  para el caso de que el cliente sea Responsable inscripto o Monotributista, y el cuadro combinado, para elegir la sucursal en donde fue realizada la compra. De esta forma se pueden generar las facturas acorde a cada necesidad con estas herramientas tan útiles.

C65: Subtotal.

En Excel se puede calcular subtotales de totales generales en una tabla. Estos son de mucha utilidad a la hora de querer visualizarlos en una tabla de datos extensa.

E1: Ordenar datos.
Una vez cargados los datos necesarios en la tabla, prodecemos a ordenarlos de la A a la Z o visceversa, ubicado en la pestaña datos:

E2: Aplicar subtotal.
Ubicados en la tabla, en la pestaña datos seleccionamos subtotal. Vemos como se agregara la respectiva columna a la tabla:

En el margen izquierdo, vemos las opciones para minimizar los subtotales asi solo nos muestra esta cifra en vez de todo su contenido.

Reflexión: Esta opción es muy útil para cuando tenemos tablas con mucha cantidad de datos y se podría utilizar, como en este caso, para las distintas sucursales de una empresa si queremos saber las ventas que tuvieron en determinados períodos.

C66: Formulas Matriciales.

Una formula matricial en Excel es una fórmula que trabaja con matrices de datos. Las fórmulas matriciales no trabajan con un solo valor sino con una serie de datos.

Podemos catalogar a las fórmulas matriciales en Excel en dos tipos. El primer tipo son aquellas fórmulas que trabajan con una serie de datos, realizan una operación sobre ellos y como resultado se regresa un solo valor. Generalmente este tipo de fórmulas hace una suma, un promedio o una cuenta de los elementos de las serie de datos y arroja un único resultado en una sola celda.

El segundo tipo de fórmulas matriciales de igual manera trabaja con series de datos pero el resultado es colocado en dos o más celdas.

E1: Aplicar formula Matricial.

Una vez que tengamos los datos cargados en la tabla, en este caso se quiere saber el total que debe pagar este cliente por la cantidad de productos adquiridos. Lo que permite esta formula, es, que en vez de multiplicar cada producto por su precio unitario, se use la sintaxis: =SUMA(C2:C5*D2:D5) (En este caso).

Pero antes de dar enter para obtener el resultado, debemos seleccionar en nuestro teclado: CTRL + SHIFT + ENTER, para activar la formula matricial. De esta forma, nos tira el total de la multiplicación de los productos adquiridos por su precio unitario:

Si no se aplica esta formula, al darle enter, nos da error ya que los argumentos que forman parte de esa función, no son de SUMA.

Dificultad: la encontramos al momento de usar esta formula, ya que no nos salía cuando lo practicamos en el aula, porque no sabíamos como usar esta función o donde encontrarla, pero con la ayuda del profe, pudimos resolverlo.

Como se puede ver en la imagen, la sintaxis aparece entre corchetes, lo que quiere decir que se aplico esta formula y la combinación de las teclas correctas.

Reflexión: Esta formula se puede aplicar como en este caso que propuse, para saber el total de una cantidad de productos que fueron adquiridos por algún cliente en su compra por cantidad. Es de mucha utilidad ya que simplifica varios pasos y no se hace engorroso la multiplicación de cada producto por su precio unitario.

Fuentes: (Consultadas el 10/10/2013).

• Apuntes tomados en clase.
• Ayuda del profesor.
• http://exceltotal.com/formulas-matriciales-en-excel/.

Actividad en MS Excel.

Buenos días, en esta oportunidad desarrollare las competencias que adquirí en esta actividad que realizamos para Informática sobre Excel. La misma se trataba de las horas trabajadas por un empleado de una fábrica teniendo en cuenta que producía un producto cada 2 horas de trabajo y sólo trabajaba 15 días cada mes. Se nos proporcionaba una tabla con las horas y debíamos buscar las funciones en base a unas preguntas que se hacían.

C59: Funcion MAX.

Esta función se utiliza para identificar el mayor numero en una tabla de datos.
Para usarla, escribimos =MAX( y seleccionamos el rango de números entre los cuales deseamos encontrar el mayor.

C60: Funcion MIN.

Esta función es similar a la anterior, pero en vez de buscar el numero máximo, nos identifica el mínimo. La sintaxis es =MIN(numero1;numero2)

Otra de las preguntas en la actividad era buscar el mes del mínimo y máximo de horas en un mes. Para esto utilizamos la función INICE y COINCIDIR, explicadas en un post mas antiguo, y también incluimos las funciones MAX y MIN dependiendo el caso.

En la siguiente imagen vemos la tabla proporcionada y los meses con el máximo y mínimo de horas, también las funciones MIN y MAX explicadas anteriormente:

Esta es la sintaxis de la función para la pregunta en cuestión:

En donde el color azul indica el rango que se toma, que serian los meses, desde enero a diciembre, luego en la función MAX seleccionamos primero la columna 2010, es decir, desde el numero 148 al 78. Luego del punto y coma, seleccionamos otra vez el mismo rango, que corresponde a la función COINCIDIR. Al finalizar agregamos el numero 0 para que la coincidencia sea exacta. 

Dificultad 1: La encontré al momento de realizar esta función ya que no sabia como hacerla, pero después de mirar varios videotutoriales y con la ayuda de mis compañeros, pude lograrla. Ademas no sabia como hacer para arrastrar la celda y que la función se copiara a los siguientes años, ya que no funcionaba.

Error 1: este error fue en base a la dificultad antes mencionada, ya que al correr las celdas no se copiaba la funciona y era porque no la había anclado la referencia. De esta forma, al agregarle el signo $ como se puede ver en la sintaxis, al copiar la función en las demás celdas se resuelve perfectamente.

Para buscar el mes del mínimo de horas, usamos la misma sintaxis, pero cambiamos MAX, por MIN.

C61: Función COCIENTE.

Esta función la utilice para buscar el total de productos fabricados al año. En donde tome el total de horas de un año, y se divide por 2, que eran las horas en las que se fabricaba un producto.

En este caso sería =COCIENTE(C18;2) Donde C18 es la celda que contiene el total de 2010, que es 967.

C62: Función PROMEDIO.

Ésta se usó para sacar el promedio de horas por mes y por día.

En el caso de las horas por mes es =PROMEDIO(C6:C17), lo cual es el rango del año 2010, desde el mes de enero a diciembre.

Para el promedio de las horas por día realice otra tabla, en la que se divide las horas de un mes, por 15, que eran los días que se trabajaba al mes. De esta forma, la tabla queda confeccionada así: 

La sintaxis sería =PROMEDIO(C6/15), en donde C6 es la celda que contiene a enero de 2010 en la tabla anterior y 15 son los días de trabajo al mes.

Ahora bien, una vez realizada esta tabla, volvemos a la pregunta y escribimos la sintaxis =PROMEDIO(C24:C35)/15. El rango de C24:C35 sería las celdas desde enero a diciembre de la segunda tabla creada, y 15 son los días de trabajo. Así, quedaría realizado el promedio:

Dificultad 2: No sabia como realizar la función del promedio para sacar la cifra, hasta que comprendí que la mejor forma era armar una tabla como anexo y que incluya todos los datos necesarios para realizar la función.

Error 2: Antes de hacer la tabla anexa, realice muchas funciones y de diferentes formas pero no podía lograr el criterio solicitado. Este fue otro error en esta actividad.

C63: Función SUMA.

Para el total de horas de marzo a septiembre, solo escribimos en al celda correspondiente =SUMA( y seleccionamos el rango desde el mes de marzo al de septiembre.

Para buscar el total de productos de Marzo a Septiembre, usamos la función COCIENTE vista anteriormente, y usamos el total de horas, sacado en la función anterior, y las horas de trabajo por producto, que eran 2.

Luego de estas funciones realizadas, debíamos hacer un gráfico para representar la cantidad de horas por años. En mi caso este fue el que me parecía que mejor representaba esta cuestión: 

Reflexión: gracias a esta actividad, puede adquirir nuevas competencias sobre excel que seguramente serán de mucho uso en un futuro. Si bien algunos ejercicios me resultaron un tanto difíciles, con ayuda pude llevarlos a cabo. Se podrían usar estas funciones, en ejemplos similares, como buscar el máximo o mínimo de productos que posee una empresa en stock, el mes, como en este caso, o el año en que la empresa tuvo menos ganancias o no fue tan rentable, como para luego hacer un informe y tomar medidas al respecto; y la función promedio para buscar el numero promedio aproximado de ventas realizadas al exterior en caso de que sea una empresa exportadora.