Blogfolio de Brian Erbes: Modelo de Leavitt - Administración - Sistema Administrativo

Buenos días, hoy desarrollare un modelo de organización y luego haré una relación entre Administración, Sistema Administrativo y Sistema de Información.

El Modelo de Leavitt, es también un modelo llamado Diamante, que nos permite analizar un cambio de gestión, basado en la idea de que es raro que cualquier cambio se produzca de forma aislada.

Tiene 4 elementos: Considera a la TECNOLOGIA, las TAREAS, las PERSONAS, y la ESTRUCTURA ORGANIZATIVA en la que funcionan como 4 variables interdependientes, visualizadas como las 4 puntas que definen un diamante.

Cualquier cambio que se produzca en alguna de las áreas, estimula o exige modificaciones en las demás áreas, independientemente de la relación que exista entre ellas.

Un ejemplo podría ser el cambio en la organización de una tecnología que puede implicar la instalación de una sola pieza de equipo, o volver a configurar un proceso de producción.

La tarea de una organización se refiere al producto o servicio principal de una empresa, cambios de tareas pueden incluir cambios en los procesos de producción fundamentales, como en las rutinas, procedimientos y la organización del trabajo.

En el pasado, considerar la función de la Tecnología de Información (TI) de una organización como una función de soporte que estaba separada y diferenciada del resto del negocio, era una práctica común. La automatización estaba centrada en la velocidad y el volumen, sobre todo en tareas en segundo plano (sin atención al cliente), el impacto de la TI en el proceso y en la estructura era pequeño, y el impacto en las personas era fácil de comprender: para un volumen dado de trabajo, se necesitaban menos personas.

Sin embargo, en las últimas décadas, la TI ha tenido un auge considerable al aumentar su capacidad y perfeccionarse su uso por los líderes del mercado y los innovadores, con lo que ha quedado claro que la oportunidad de velocidad y volumen que presenta la TI es trivial si se compara con las nuevas oportunidades que aparecen sobre procesos, personas y estructura (elementos del sistema de gestión de una organización según el modelo de Leavitt).

En conclusión, un enfoque orientado a procesos, con un esquema de gobernanza de TI y la consideración de los 4 elementos de un sistema de negocio, son la clave para abordar de forma correcta la gestión y optimización de TI en las empresas.

Reflexión: Este modelo debe estar presente en cada decisión que se tome, es aplicable a cualquier rama comercial, sea ésta industrial o de servicios pero se deben tener en cuenta las repercusiones que los cambios en algún aspecto de la Organización pueden tener en el resto de la misma. Por ejemplo: Un cambio TECNOLÓGICO podría ser la implementación de un software para alguna pyme o institución para mejorar el sistema administrativo y llevar un control de ventas de mercaderías así como también de stock y facturación. Este desarrollo requiere de una instalación de servidores que permitan el ingreso al sistema (cambios en la estructura), también son necesarios los cursos de capacitación para ejercitar al personal y que aprendan a usar el nuevo sistema (cambios en las personas). Y por último, la ejecución de las actividades habituales que se hacían en forma manual como puede ser el cobro o la registración de las facturas y pagos, se hace ahora de forma automatizada, lo que agiliza considerablemente las tareas (cambios en las tareas).

Administración

Es la función que se encarga de imprimir dirección, meditar propósitos, fijar objetivos y de organizar los recursos de una organización, a fin de obtener los resultados deseados. Las organizaciones son entes o entidades tendientes a satisfacer diferentes tipos de demandas con frecuencia contrapuestas (objetivos individuales, sociales y organizacionales) y en donde sus componentes interactúan fuertemente conformando un sistema socio-técnico en el cual se desarrollan diversas y varias actividades, y para ello se necesita de la Administración. Ejemplo: Si una empresa requiere cubrir un puesto de gerente general y necesita que el profesional a cargo desarrolle los conceptos inherentes al cargo, uno de los mas propicios sería un Lic. en Administración el cual esta capacitado para optimizar de manera constante la utilización de los recursos y capacidades de la compañía para el cumplimiento de sus objetivos, debe conocer los principios fundamentales de cada disciplina y desarrollar habilidades gerenciales que le permitan diseñar, analizar, implementar y liderar estrategias de negocio en una empresa de manera eficaz en un mundo cada vez más competitivo y cambiante.

Sistema Administrativo

Todo sistema administrativo es un sistema que a través del procesamiento de todos sus elementos, produzcan información que sea necesaria para todos los niveles de la organización y que también provea los archivos y registros necesarios para generarla. La recopilación de los datos se realiza de varias fuentes tanto interna como externas y el sistema administrativo procesa todos esos datos para tomar decisiones basadas en esa información. Ejemplo: Aspel-SAE es el Sistema Administrativo Empresarial que controla el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa en forma segura y confiable y ademas proporciona herramientas que permiten una administración y comercialización eficientes. Genera reportes, estadísticas y gráficas de alto nivel e interactúa con los demás sistemas para lograr una completa integración de procesos.

Otra parte de los sistemas de información son los cursogramas. Éstos permiten representar gráficamente procedimientos administrativos.

Constituyen instrumentos importantes para la visualización global y esquemática del conjunto de tareas administrativas.

A través de los cursogramas se puede determinar si la descripción del procedimiento es completa, detectar errores, omisiones, reiteraciones o superposiciones de tareas a fin de subsanarlos y lograr procedimientos más eficientes.

Información que brindan:

Los cursogramas permiten conocer:

Unidades funcionales: Son todas las unidades tanto de la organización como fuera de ella que participan en el procedimiento.
Las operaciones que se llevan a cabo, los controles que se realizan en los procedimientos y las decisiones que se toman como consecuencia de los controles.
Formularios y soportes de información involucrados en el procedimiento: cuántos formularios se emiten cada vez, cómo se distribuyen y hacia dónde se dirigen.
Distintos cursos de acción posible dentro del procedimiento.
Cómo se ordenan los archivos y de qué tipo son.

Simbología de los Cursogramas:

Los cursogramas son de gran importancia para toda empresa y persona ya que brinda elementos de juicio idóneos para la representación de procedimientos y procesos, así como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones.
La selección de los símbolos dependen del procedimiento que va a ponerse en las gráficas y del empleo que vaya a darse en las mismas, por tal motivo es fundamental que se empleen de forma correcta, al colocar un símbolo en un sitio inadecuado, cambia el sentido del cursograma.

Sistema de Información

Un Sistema de Información, por su parte, es un conjunto de elementos que interactúan entre sí, como una PC, el recurso humano, los datos o la información programas, telecomunicaciones y las políticas y reglas de operación con un fin común que permite que la información esté disponible para satisfacer las necesidades en una organización. Es importante señalar que existen dos tipos de sistema de información, los formales y los informales; los primeros utilizan como medio para llevarse a cabo estructuras sólidas como ordenadores, los segundos son más artesanales y usan medios más antiguos como el papel y el lápiz o el boca a boca.

Éstos realizan 4 actividades básicas:

Entrada de información: donde el sistema toma los datos que requiere.

Almacenamiento de información: pude hacerse por computadora o archivos físicos para conservar la información.

Procesamiento de la información: permite la transformación de los datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones

Salida de información: es la capacidad del sistema para producir la información procesada o sacar los datos de entrada al exterior.

Elementos del Sistema de Información

El hardware que es necesario para que el sistema de información pueda operar. Lo constituyen las computadoras y el equipo periférico que puede conectarse a ellas.

El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema, alimentándolo con datos o utilizando los resultados que genere.

Los datos o información fuente que son introducidos en el sistema, son todas las entradas que necesita él sistema de información para generar como resultado la información que se desea.

Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados. Éstos son la parte del software del sistema de información que hará que los datos de entrada introducidos sean procesados correctamente y generen los resultados que se esperan.

Ejemplo: Podría mencionar a los Sistemas de Información Gerencial, que son una colección de sistemas de información que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de las operaciones como de la administración. La principal función de ellos es responder a las necesidades de organización a través de estrategias empresariales con la ayuda de las nuevas tecnologías de información y comunicación, además de brindar soporte y servicios a la gestión de los negocios actuales.

Reflexión: Estos conceptos son muy importantes para futuros profesionales como nosotros ya que brindan toda la información necesaria para lograr los objetivos que nos hayamos propuesto a la vez que ayudan a tomar las decisiones mas correctas.

Fuentes: (Consultadas el 31/10/2013)

VERDÚN José Carrillo, CASALLAS Alejandra Paola Rubio. Modelo de Procesos Integrado de Gobernanza y Gestión de TI. Facultad de Informática, Universidad Politécnica de Madrid. 2012. Volumen 9, Capítulo 1. Madrid, España.
Wikipedia: http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n
UBA: http://www.econ.uba.ar/www/departamentos/administracion/plan97/sist_admin/catedras.htm
VOLPENTESTA Jorge R. (2004): "Sistemas Administrativos y Sistemas de Informacion", Buyatti Osmar, Bs As. 1era edicion.